お仕事アドバイス「電話対応編」

電話では、相手の顔が見えないので、実際に会って話す時よりも気を遣う必要があります。まずは、いつもより「ゆっくり大きな声で話す」ことを心がけましょう。インターン生とはいえ、会社にいる間はあなたもその会社の一員です。電話一つで会社の印象も変わってしまうこともあります。丁寧に対応しましょう。

また、当たり前ですが、敬語はマスターしてから臨むこと。話慣れてないと、どもったり、間違えたりしやすいので、事前に友達や家族に練習しておくことをオススメします。

《よく間違いやすい言葉遣い例》

①「もしもし」で電話を受けない。
→「はい、◎◎会社の鈴木が承ります」

②「了解しました」はお客様や目上の方には失礼な言葉遣い。
→「承知いたしました」「かしこまりました」

③「課長様」役職名はそれ自体が敬称なので二重敬語となる。
→「課長の山田様」と名前に様をつける。

《知らないと恥をかく！電話のマナー》

①相手が切るまで電話を切らない
こちらは、ついやってしまいがちなマナー違反の一つです。要件だけ話して一方的に切ったような印象を与え、相手に不快な想いをさせてしまいます。 また、切り際に伝え漏れたことを言われるかもしれません。相手が電話を切る音を聞いてから、静かに受話器を置くようにしましょう。

②始業開始直後、終業間際には電話をかけない
事前にその時間に電話をかける約束があった場合は別ですが、始業開始直後は朝礼や前日からの引き継ぎの仕事などがあり、バタバタする時間帯です。 終業間際も業務が立て込むことが多いので、できるだけ避けた方がベター。相手の状況を考える心遣いが必要です。

③聞き取れない時は丁寧に聞き返す
慣れない電話では、聞き返すことを躊躇しがち。「聞き返すことはマナー違反ではないか？」と思う人もいるかもしれません。しかし、重要なことを聞き逃してしまう方が相手に失礼です。「申し訳ございません。電話が少し遠いようなので、もう一度おっしゃっていただけますか？」と、いいましょう。また、相手の声が聞こえない時に、思わず「えっ？」と言ってしまう口癖がある人は要注意。大変失礼ですので、改善して臨んでください。